Информационная технология деятельности государственной организационной структуры на примере Комитета Российской Федерации по информатизации
Артамонов Г.Т.

Рассмотрены проблемы информатизации работы государственной организационной структуры, состав и построение ее баз данных и возможности их связывания в единую систему. Приведены данные о содержании баз данных, типах решаемых задач. Наличие указанных баз данных позволит значительно повысить эффективность деятельности Комитета Российской Федерации по информатизации.

Технология деятельности организационной структуры считается информационной, если она ориентируется на максимально возможное информирование всех ее звеньев о достигнутых результатах и максимально равноправный их доступ к информации о работе смежников.
В современных условиях уровень информационной технологии деятельности организационной структуры определяется составом общедоступных для ее звеньев баз данных, создаваемых в процессе функционирования структуры, интенсивностью их актуализации и использования. Кроме того, уровень информационной технологии зависит от возможности доступа к этим базам смежников и интенсивности их использования. Большое значение в оценке общественной значимости организационной структуры имеет организация широкого доступа к части ее баз данных всех заинтересованных организаций — как государственных, так и частных.
Система баз данных, необходимых для функционирования органа управления, является открытой. Она зависит от функциональных задач, решаемых конкретной организационной структурой. Ниже приведен примерный (начальный) состав баз данных Роскоминформа, определенный на концептуальном уровне. Для каждого вида баз данных указываются конкретное содержание записей, порядок их актуализации (ввода) и типовые задачи, решаемые специалистами Комитета на основе базы данных.


База данных собственных документов Роскоминформа (СД)

Запись в этой базе является законченным фрагментом документа, подготовленным специалистом Комитета. Кроме текста фрагмента (абзаца, страницы, пункта и др.) в запись включаются дескрипторы, определяющие места данного фрагмента в линейной, иерархической или сетевой структуре документа и связь его с другими фрагментами. Запись должна содержать имя исполнителя, дату ввода и шифр, определяющий широту ее использования.
Желательно, чтобы записи в базу СД вводились специалистом, разрабатывающим документ. На начальном этапе внедрения информационной технологии допускается ввод записей оператором.
База СД состоит из нескольких файлов с разными структурами данных, ориентированными на виды документов и характер решаемых задач.
В базе СД должны различаться архивные файлы, содержащие все документы, созданные в Комитете, и оперативные, состоящие из записей разрабатываемых документов.
Следует отметить, что обязательным этапом информационной технологии должно быть выявление преемственности и/или противоречий разрабатываемого документа с ранее выпущенными и находящимися в базе СД.
На оперативных файлах решаются задачи согласования и редактирования (структурирования) содержания записей. Архивные файлы используются для выявления связи подготавливаемых документов с ранее выпущенными.
На архивных файлах базы СД должны решаться также задачи справочного обслуживания всех заинтересованных специалистов по нормативно-методическим документам Комитета и выпуска тематических подборок этих документов по планам Комитета и заказам сторонних организаций. Для выполнения указанных задач копии базы СД или ее частей могут быть переданы на договорных началах другой организации.

База данных директивных и нормативно-методических документов вышестоящих и смежных организаций (ДД)

База ДД содержит записи фрагментов документов о деятельности Комитета, выпущенных вышестоящими государственными учреждениями и смежными государственными организациями. Полнота ввода документов устанавливается нормативно и/или специалистом, исполняющим документ.
Ввод записей в базу ДД производится оператором с текста или его машиночитаемой копии.
Обязательному вводу в базу ДД подлежат все фрагменты документов, на которые есть ссылки в материалах Комитета.
Ввод документов в базу ДД может производиться оператором с печатного текста или его машиночитаемой копии.
Файлы базы ДД должны использоваться специалистами органа управления для составления справок о согласовании подготавливаемых документов. Кроме того, они могут использоваться при подготовке подборок материалов по отдельным направлениям информатики для обеспечения их полноты.
По мере развития сети баз данных ведомств следует ориентироваться на использование их специалистами Комитета в режиме "онлайн".

База данных документов, подготавливаемых по заказам Роскоминформа (ЗД)

База ЗД содержит справочные записи обо всех документах, появляющихся в процессе исследований и разработок, выполняемых по заказам и на средства Комитета. Эти документы включают в себя основания на проведение работ, технические задания, технические и финансовые отчеты по всем этапам выполнения работ, заключения экспертов и акты приемки этапов работ и др.
Ввод в базу ЗД производится оператором с машиночитаемых копий, которые подготавливает исполнитель задания. Все соисполнители комплексной работы поставляют документы, отражающие ход работы, напрямую. Подрядчик вправе получать от субподрядчика копию записей, направляемых в базу ЗД.
Специалисты Комитета должны использовать базу ЗД для определения дублирования и преемственности исследований и разработок и выявления возможных исполнителей для новых заказов. Записи базы ЗД позволят проводить анализ структуры затрат Комитета на исследования и разработки и вырабатывать предложения (прогнозы) этих затрат на будущее.
Содержательная составляющая записей базы ЗД должна быть доступной всем желающим, а финансовая — всем государственным ведомствам, заказывающим (закупающим) исследования и разработки в области информатики.

База данных документов, подготавливаемых по заказам других государственных ведомств и их организаций в области информатики (ВЗД)

База ВЗД содержит записи, аналогичные записям базы ЗД, но являющиеся отражением деятельности других государственных ведомств в области информатики.
Ввод документов в базу ВЗД осуществляется оператором с печатных или машиночитаемых носителей, поставляемых соответствующими ведомствами в рамках координации работ по информатике. При создании баз данных по исследованиям и разработкам в ведомстве, которому поручено управление закупками исследований и разработок, производимыми всеми государственными учреждениями России, база ВЗД может формироваться путем выборки из базы указанного ведомства.
Возможна также информационная технология, ориентирующая всех исполнителей исследований и разработок в области информатики по заказам государственных организаций на отправление копий справок и документов, появляющихся при выполнении этих работ, в Комитет одновременно с их отсылкой в ведомство управления закупками.
Специалисты Комитета должны использовать базу ВЗД в тех же целях, что и базуЗД.
Однако наибольшим спросом база ВЗД должна пользоваться в подразделениях Комитета, организующих координацию исследований и разработок в области информатики по заказам государственных учреждений.

База данных по результатам исследований и разработок в области информатики, отраженных в публикациях и общедоступных базах данных российской и мировой системы НТИ (ИД)

База ИД является дополнением к базам ЗД и ВЗД. Она позволяет сравнить уровень исследований и разработок, координируемых Комитетом, с мировыми достижениями в этой области.
Ведение ИД следует поручить какой-либо государственной или коммерческой организации профиля НТИ. Возможна организация прямого доступа специалистов Комитета к российским и мировым базам данных НТИ, содержащим сведения о работах в области информатики, с использованием автоматических сетей связи.

База каталожных данных о закупаемых государственными учреждениями России средствах информационного производства (КД)

База КД является составной частью базы каталожных данных в системе управления закупками продукции государственными учреждениями России. Вне системы управления закупками вести базу КД затруднительно. Однако на начальном этапе внедрения информационной технологии деятельности Комитета целесообразно начать формирование базы КД за счет информации, попадающей в поле зрения специалистов и организаций, действующих в рамках координации работ в области информатики, непосредственным порождением и средством которой является база КД.
База КД будет пользоваться большим спросом со стороны коммерческих структур, так как в ней будут отражаться наиболее прогрессивные средства информационного производства и состояние спроса на эту продукцию со стороны самого емкого покупателя — государства.

База данных по стандартам на закупаемые государственными организациями
средства информационного производства (СПД)

База СПД является частью базы данных по стандартам на продукцию, закупки которой ведутся государственными организациями в системе управления закупками. На начальном этапе внедрения информационной технологии в базу СПД целесообразно вводить все стандарты, порождаемые в рамках системы координации работ в области информатики и используемые для проведения этой.координации.
Государственные стандарты на средства информационного производства будут популярны в среде разработчиков и производителей этих средств, а также в коммерческих структурах как ориентиры качества данных средств и доступности информационных баз государственных организаций.

База данных по фирмам, работающим в области информатики (ФД)

Записи базы ФД являются производными от записей других баз данных и формируются оператором по мере их появления. Записи включают в себя каталожные данные по отечественным и зарубежным фирмам и экспертную оценку возможностей фирмы или данные по ее котировке в системе закупок средств информационного производства и/или исследований и разработок в области информатики.
К ведению базы ФД целесообразно привлечь организацию, ведущую аналогичные базы данных по фирмам другого профиля.
Все работы по координации исследований и разработок в области информации и закупок средств информационного производства, проводимые Комитетом, должны использовать базу ФД.
Для широкого применения могут выпускаться сводные и тематические каталоги фирм по заказам организаций и специалистов. Следует ожидать большого интереса к базе ФД со стороны коммерческих структур.

База данных по специалистам, работающим в области информатики (ПД)

База ПД является производной от других баз данных и включает в себя справки о тематике деятельности и возможностях наиболее активных исследователей, разработчиков и организаторов информационного производства России и (как дополнение) других стран.
Наряду с активным использованием базы ПД при проведении работ в Комитете и его организациях ее можно использовать для подготовки изданий типа "Кто есть кто в информатике".

Базы данных для обеспечения хозяйственных подразделений Роскоминформа (ХД)
Базы ХД имеют сугубо внутреннее использование. Они содержат документы бухгалтерии, отдела кадров, ХОЗУ и других служб, обеспечивающих функционирование Комитета как организации. В своей деятельности эти службы должны пользоваться базами данных основной деятельности в рамках координации закупок продукции.
Для успешного внедрения информационной технологии деятельности Роскоминформа необходимо в аппарате Комитета или в одной из его организаций создать небольшое подразделение с функциями администратора данных. Это подразделение должно определять структуру данных, состав записей, структуру системы файлов в базах данных и следить за своевременным вводом данных специалистами и организациями Комитета. Это же подразделение должно давать оценку возможностей средств информационного производства в Комитете и своевременно ставить вопрос об их развитии.
Работой над функциями администратора данных в Комитете должна заняться организация, которая будет разрабатывать детальную структуру баз данных Комитета и технологию их использования при выполнении функций Комитета и для широкого информирования заинтересованных организаций и специалистов.

Г. Т. Артамонов - д-р техн. наук, профессор, действительный член Академии естественных наук РФ